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IDC CASE STUDY

Como Analytics na Nuvem Transformou o Cenário do Grupo In Press com Power BI

Setembro / 2017
Luciano Ramos
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Este documento analisa um caso de sucesso em torno da utilização de plataformas analíticas na nuvem, mostrando como esses dois elementos podem ser conjugados para trazer uma solução efetiva para as organizações. Suas informações foram obtidas por meio de entrevistas com as empresas participantes, que comentaram sobre os desafios e benfícios alcançados.

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OPINIÃO DA IDC

Num cenário em que a competitividade e a agilidade na tomada de decisões podem ser decisivas para o sucesso de
uma organização, as capacidades de visualização e análise de dados ganham relevância e passam a ser utilizadas por
cada vez mais empresas, independentemente de seu tamanho ou da vertical de mercado em que atua.

Tal importância vem sendo reconhecida pelos executivos de TI e de linha de negócios sistematicamente. Segundo
o estudo IDC Latin America IT Investment Trends 2017, cerca de 27% das organizações médias e grandes no Brasil já
consideram o tema de Analytics como item prioritário em suas agendas. Isso é refletido no avanço do mercado de
soluções analíticas no país, que deve atingir US$ 885M já em 2017 segundo o IDC Brazil Big Data and Analytics Software
Tracker 2016H2.

Acelerar o entendimento do momento dos negócios e tomar decisões mais assertivas. Esse foi o principal motivador para que o Grupo In Press buscasse soluções analíticas para alcançar esses objetivos.

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Como Analytics na Nuvem Transformou o Cenário do Group In Press com Power BI

SOBRE O GRUPO IN PRESS

O Grupo In Press, associado ao Grupo Omnicom/DAS, é formado por empresas líderes em comunicação corporativa e relações públicas, capazes de enfrentar os mais complexos desafios em todos os segmentos de mercado. Cada uma das sete agências do grupo traz características particulares que adicionam diversidade e talento ao grupo, tornandoas parceiras estratégicas de seus clientes.

Entre as grandes agências de RP no País, a In Press é pioneira na evolução para o novo conceito de RP 2.0 atendendo a clientes de diferentes segmentos: Corporativo, Consumo, Esportes, Mídia e Entretenimento, Saúde, Tecnologia/ Telecom e Responsabilidade Social.

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Sua jornada com Analytics começou em 2012, quando decidiram buscar uma solução para agilizar a análise financeira da organização. Era um projeto departamental, com foco bastante específico em substituir relatórios complexos e demorados, mas de grande visibilidade por ser a principal fonte de informações estratégicas para os diretores do grupo.

SITUAÇÃO PRÉVIA

A W&S entrou em cena neste comento, iniciando um relacionamento bastante estreito com o Grupo In Press. Nascida em 2009, a W&S Central IT inova no conceito de vendas e relacionamento para soluções de TI, que consiste em integrar produtos e serviços em um programa que proporciona a geração de valor aos negócios. Através dele a W&S busca oferecer soluções completas para sua base de clientes. Com profissionais certificados, experientes em projetos de BI, Data
Analytics e Desenvolvimento de Aplicativos, com mais de 30 mil horas de desenvolvimento nas soluções que representam.

Com o apoio da W&S, que ajudou no entendimento das necessidades e desenhou a estrutura do projeto ali iniciado, o Grupo In Press avaliou algumas soluções de mercado e selecionou o caminho a ser seguido. Sua opção foi pela aquisição de um produto executado na

infraestrutura de TI da companhia (on-premises), com a obtenção das licenças necessárias para os colaboradores ligados à iniciativa. Apesar do custo inicial um pouco elevado, consideram que os benefícios que seriam atingidos com o projeto pagariam esse investimento e compensariam as taxas anuais de manutenção das licenças.

De fato, após poucos meses de projeto, a implementação da solução analítica e a consultoria para desenvolvimento das integrações e visões necessárias foi concluída e os resultados atingidos de maneira bastante satisfatória. Esse projeto, considerado benchmark na empresa, abriu portas para a ampliação da utilização de Analytics em diversas áreas da organização, faltando apenas a oportunidade para dar o próximo passo.

DESAFIOS DE NEGÓCIOS

E em um curto espaço de tempo essa oportunidade veio a surgir. Em função das recentes fusões e aquisições do grupo, fez-se necessário repensar como o Grupo In Press deveria analisar e utilizar os dados de CRM que eram gerados pelas equipes de vendas e demais canais de relacionamento. Uma vez mais, a W&S – considerada um importante parceiro tecnológico – foi chamada para avaliar a situação.

Considerando o sucesso do projeto anterior, o desejo do Grupo In Press era ampliar a utilização da solução já implementada na organização, de forma que ela não apenas integrasse e analisasse uma quantidade muito superior de dados, mas que também pudesse ser utilizada por colaboradores de diversos departamentos.

Seriam mais de 200 pessoas com acesso a esta nova plataforma analítica, que seria responsável pelo cruzamento e análise de informações de diversas fontes (sistemas de mercado, sistemas proprietários, planilhas e dados não-estruturados), possibilitando um acompanhamento mais efetivo do funil de vendas, win rate, e várias outras métricas que eram, até então, trabalhadas em processos pouco automatizados.

Com os requerimentos detalhados, a W&S desenhou o projeto e estimou os custos de desenvolvimento e de aquisição de licenças – este último representando a parte mais significativa do investimento, muito acima da expectativa e da disponibilidade de orçamento do Grupo In Press para essa iniciativa.

SOLUÇÃO IMPLEMENTADA

Neste momento, a W&S se voltou para a Ingram, empresa com a qual mantém estreito relacionamento, para buscar outras soluções que pudessem atender a necessidade de seu cliente.

A Ingram Micro é o maior distribuidor mundial de tecnologia e líder global da cadeia de suprimentos de TI, serviços para dispositivos móveis, cloud, automação e soluções de logística. Além dos serviços de distribuição de soluções e produtos, oferece apoio para o desenvolvimento de seu ecossistema, com benefícios exclusivos, recursos de logística e de mobilidade, suporte profissional técnico e soluções financeiras, atuando como um elo vital na cadeia de valor de tecnologia.

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Como Analytics na Nuvem Transformou o Cenário do Group In Press com Power BI

A Ingram Micro desenvolveu uma estratégia diferenciada em cloud, investindo fortemente em uma plataforma automatizada denominada Cloud Marketplace. Por meio de sua plataforma de serviços de nuvem, a Ingram agrega uma série de ofertas dos fornecedores de serviços em Cloud líderes de mercado, formando um extenso portfólio de serviços disponível para todo seu ecossistema de canais. Esta oferta multifornecedor em uma única plataforma simplifica a utilização desses serviços, permitindo que parceiros com a W&S possam dar mais ênfase a seu papel de trusted adivisor no processo de transformação digital de seus clientes.

Em linha com essa plataforma, a W&S viu no Power BI da Microsoft uma solução que poderia atender plenamente as necessidades do Grupo In Press. Baseada em nuvem e completamente escalável, o Power BI é um conjunto de ferramentas de análise de negócios para analisar dados e compartilhar ideias. Os painéis do Power BI fornecem uma visão de 360 graus para os usuários corporativos com suas métricas mais importantes em um só lugar, atualizadas em tempo real e disponíveis em todos os seus dispositivos. Com um clique, os usuários podem explorar os dados em seu painel usando ferramentas intuitivas que facilitam encontrar as respostas.

O projeto foi redesenhado e apresentado para Ana Starling, IT Manager do Grupo In Press. O impacto do Power BI foi imediato e a executiva ficou muito impressionada com as características do produto. “Somos um grupo de empresas de comunicação e mídia. Para nós, não basta apenas ter as informações

acessíveis; é necessário que sua apresentação seja flexível, intuitiva e atrativa, simplificando seu consumo pelas diversas áreas de negócio afetadas pelo projeto”, afirmou Ana.

Outro ponto que saltou aos olhos foi a grande diferença no custo do projeto. Com Power BI houve uma redução de 80% no impacto financeiro no primeiro ano de operação em relação à solução anterior, além da flexibilidade de ir incrementando
a base de usuários na medida em que o roll out acontece. Isso não apenas viabiliza o projeto, mas também estabelece um modelo mais saudável para a contratação da solução analítica que a empresa precisa.

Com o escopo e custos aprovados, a W&S iniciou a fase de execução do projeto baseado em Power BI. Paralelamente, a equipe do Grupo In Press fez um trabalho interno de capacitação na solução – em poucas semanas foram capazes de entender os detalhes de funcionamento e desenvolvimento por meio dos ricos materiais online providos pela Microsoft. Quando o projeto foi entregue, o time do Grupo In Press estava pronto não apenas para receber o produto, mas também para trabalhar nas evoluções que viessem a ser solicitadas pela companhia no dia-a-dia.

Com Power BI houve uma redução de 80% no impacto financeiro no primeiro ano de operação em relação à solução anterior.

BENEFÍCIOS OBTIDOS

O Power BI da Microsoft trouxe diversas vantagens em relação à solução anteriormente
utilizada. Entre elas, podemos citar:

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Redução de Custos

Eliminação da necessidade de uma infraestrutura própria e dedicada para a solução analítica; tudo é executado na nuvem,
reduzindo custos de operação e manutenção;

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Cobrança por Uso

Cobrança por uso, flexível e ajustável conforme a evolução da plataforma dentro da organização – paga-se apenas sobre os usuários ativados, sem taxas iniciais ou renovações anuais

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Simplicidade

Utilização mais simples e mais amigável, o que alavanca sua utilização na organização por meio do compartilhamento mais eficiente das informações com segurança.

Adicionalmente, por meio da capacitação obtida com a base de conhecimento online da Microsoft para o Power BI, a equipe de TI se tornou autônoma no desenvolvimento de novas visualizações e análises, que, até então, necessariamente demandavam a contratação de consultoria especializada. Isso não apenas reduziu os custos associados à plataforma, mas também deu maior agilidade no atendimento das demandas vindas das diversas áreas de negócio da companhia.

Projetos e melhorias que, tipicamente, levavam até 90 dias para serem finalizados, hoje são executados em até 15 dias – 1/6 do tempo e com recursos internos.

A agilidade e a autonomia conquistas pela área de TI da empresa alavancaram uma maior proximidade com as áreas de negócio dentro do Grupo In Press, o que simplificou o entendimento das necessidades das áreas e eliminou intermediários. Para Ana Starling, IT Manager do Grupo In Press, “eliminamos questões de comunicação e de entendimento que, por vezes, dificultavam na interlocução com as consultorias que atuavam no desenvolvimento da plataforma; isso somado aos aplicativos disponíveis no marketplace do Power BI –que podem ser facilmente agregados à nossa solução – fizeram toda a diferença”.

Na visão do Grupo In Press, o passo dado com a adoção de uma solução analítica em uma plataforma de nuvem representa mais um avanço na jornada de transformação digital daquela organização. Avaliar e adotar tecnologias inovadoras que tragam benefícios tangíveis de negócio é a melhor combinação para ter sucesso num mundo cada vez mais disruptivo.

BENEFÍCIOS OBTIDOS

Como Analytics na Nuvem Transformou o Cenário do Group In Press com Power BI

EXPECTATIVAS PARA O FUTURO

Os bons resultados trazidos com a implementação do Power BI foram rapidamente replicados e, em um curto espaço
de tempo, a solução utilizada anteriormente pelo Grupo In Press foi completamente substituída pelo produto da
Microsoft. A W&S, parceira tecnológica de longa data, foi novamente escolhida para auxiliar nesse processo, que
contou com o apoio da área de TI da empresa para executar essa missão sem impactos para os negócios.

As perspectivas de evolução são promissoras. Ainda pensando em tendências de transformação digital, a companhia
passou a utilizar um App para expandir o uso das informações corporativas. “O time adorou a experiência de baixar
o App em seu dispositivo e visualizar dados e gráficos onde estiver”, afirma a IT Manager, Ana Starling. Segundo ela,
essa iniciativa não ficará apenas na esfera estratégica da organização, e permeará também para os níveis tático e
operacional de acordo com suas necessidades.

Novos projetos também estão na pauta, vindos de diversas áreas de negócio dentro do Grupo In Press. Entre outros
temas, querem endereçar a gestão de tempo das equipes de vendas, dar maior visibilidade para a gestão de pessoas,
além de melhorar e ampliar os relatórios fornecidos para seus clientes.

GUIA ESSENCIAL

Para a IDC, há uma oportunidade enorme das organizações incrementarem e transformarem seus negócios por meio do entendimento claro das informações geradas por seus processos, clientes e parceiros de negócio. As ferramentas analíticas formam a base para esse entendimento.

As empresas devem buscar tais soluções que as auxiliem nessa tarefa, e, ao mesmo tempo, se adequem às suas características de operação e de maturidade. Não gerar valor a partir de seus próprios dados é deixar dinheiro sobre a mesa, desprezando oportunidades e perdendo competitividade.

Ao avaliar ferramentas analíticas, as empresas devem considerar sua capacidade de integração com as diversas fontes de dados existentes, a facilidade para promover essas integrações, e o potencial de desenvolvimento de skills que viabilizem constantes aprimoramentos e evoluções dos seus modelos de análises. Também é importante poder contar com um parceiro que possa auxiliar de fato no desenvolvimento dessas competências, assegurando o aporte de conhecimento necessário para o sucesso das iniciativas.

Sobre a IDC

IDC é a empresa líder em inteligência de mercado e consultoria nas indústrias de tecnologia da informação,
telecomunicações e mercados de consumo em massa de tecnologia. Analisa e prediz as tendências tecnológicas para que os profissionais, investidores e executivos possam tomar decisões de compra e negócios nestes setores.

Mais de 1.000 analistas em 110 países proveem conhecimento local, regional e global dos mercados tecnológicos em hardware, software, serviços, telecomunicações, segmentos verticais e investimentos em TI. Nos últimos 50 anos, IDC tem fornecido informações estratégias aos seus clientes para ajudá-los a alcançar seus objetivos com êxito. Na América Latina, está presente com escritórios locais na Argentina, Chile, Brasil, Colômbia, México, Peru e Venezuela.

Saiba mais sobre a IDC visitando o site: br.idclatin.com

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